Politique de protection des renseignements personnels

version 2023.1 | Dernière modification 1 septembre 2023.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique Solutions Santé Westmount recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

1         À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

Clinique Solutions Santé Westmount (Quali-Med Inc.)

4608 Sainte Catherine Ouest

Westmount, Québec, H3Z 1S3

https :Solutionssantewestmount.com

T : (514) 989-8959

F : (514) 931-1717

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :

Confidentiel @solutionssantewestmount.com   

ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Au sein de notre clinique nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels par le biais des activités suivantes :

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

2          Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

2.1 Comment collectons-nous vos renseignements personnels

Pour fixer un rendez-vous avec un de nos spécialistes, en personne, en ligne ou par téléphone, on demande de fournir certains renseignements personnels pour l’ouverture du dossier.

2.2 Quels sont les renseignements personnels que nous collectons

Le patient est demandé de nous fournir son nom au complet, son adresse résidentielle, sa date de naissance, ses numéros de téléphone, son adresse courriel, son numéro de la carte d’assurance maladie et quelques informations sur le service demandé afin d’acheminer la demande à un de nos spécialistes et fixer un rendez-vous.

2.3 Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels

Les renseignements collectés sont utilisés à ouvrir le dossier du patient et seront sauvegardés dans le système électronique médicale DME. Le médecin assigné à la consultation aura accès à ces renseignements personnels.

Quelques renseignements personnels peuvent faire partie de la note de consultation dont une copie sera envoyée au médecin référent ou à d’autres tiers selon le consentement du patient.

De même, ça peut que quelques renseignements personnels soient envoyés à la régie de l’assurance maladie RAMQ ou l’agence de facturation.

2.4 Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

Les renseignements collectés sont utilisés dans le but d’identifier le patient et de garder un lien de communication avec lui pour toute demande concernant son dossier.

La clinique n'utilise jamais ni partage les renseignements personnels collectés avec des tiers pour des actes commerciaux, de vente, de marketing ou de promotion.

2.5 Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

En cas ou le patient ne consente pas de donner son numéro d’assurance maladie, le médecin ne peut pas le considérer comme un patient inscrit à la RAMQ et la consultation sera traitée comme un service au privé non couvert par la RAMQ, le patient doit payer des frais pour le service.

Si le patient ne consente pas de donner ses coordonnées nous ne serons pas en mesure de communiquer avec lui pour confirmer les rendez-vous ou pour lui transmettre des correspondances en lien avec son dossier médical.

2.6 Qui aura accès à vos renseignements personnels?

Nos secrétaires auront accés aux renseignements des patients seulement dans le but de fixer des rendez-vous.

Lors du rendez-vous le patient peut demander au spécialiste que son dossier et ses renseignements personnels soient sécurisés et peut préciser la ou les personnes au sein de la clinique qui sont en mesure de consulter son dossier médical.

En cas où il y aura des stagiaires ou des chercheurs dans la clinique ayants accès aux renseignements personnels, nous demanderons le consentement écrit par le patient.

2.7 Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

La clinique peut partager les renseignements personnels avec le patient lui-même et les tiers à qui il donne son consentement. La clinique n'utilisera ni ne partagera pas les renseignements personnels des patients avec des tiers pour but commercial, mais elle peut transmettre à des tiers des renseignements agrégés statistiques non spécifiques et ne permettant aucune identification sur les patients et cela spécifiquement dans le but de la recherche dans le domaine de la santé.

Le consentement sera sauvegardé directement dans le system DME ou dans certains cas, par signature du formulaire Autorisation de Communication (Annexe 1).

Le consentement du patient est exigé à chaque fois qu’une divulgation de ses renseignements personnels est demandée d’être envoyé à l’extérieur de la clinique. Pour les patients adultes, le consentement doit être émis par la personne elle-même.

Dans le cas d’un enfant, notre engagement à l’égard des renseignements personnels est important comme dans le cas d’un adulte. Ainsi, dans le cadre de divulgation des renseignements personnels d’un enfant, nous demandons le consentement de l’enfant s’il est âgé de 14 ans et plus. Si l’enfant à moins que 14 ans, c’est le parent qui a été impliqué par la prise du rendez-vous qui doit donner le consentement.

Le fait que le patient nous transmet la lettre de référence de son médecin, il nous donne son consentement d’envoyer au référant une copie de la note de consultation du spécialiste. De même, lorsque le patient nous donne les coordonnées de sa pharmacie pour envoyer sa prescription, il nous donne son consentement pur envoyer ses renseignements personnels.

Dans le cas où un spécialiste voudra accéder au dossier médical détenu avec Dossier Santé Québec (DSQ), le patient sera demandé de lui donner son consentement, sinon le spécialiste ne sera pas autorisé à l’accès de ce dossier.

2.8 Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Le patient peut demander de supprimer son dossier médical du système électronique seulement avant de se présenter pour son premier rendez-vous.

 Après la visite du patient et la création d'une note médicale, le dossier du patient sera conservé durant toute la durée requise par les règles en vigueur.

La loi exige que la clinique doive maintenir le dossier médical du patient pendant une période d'au moins 5 ans suivant, selon le cas, la date de la dernière inscription ou insertion au dossier ou, s'il s'agit d'un projet de recherche, la date de la fin de ce projet. Après cette période, le dossier est considéré comme inactif et peut être détruit.

2.9 Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels

La clinique prend toutes les mesures nécessaires pour que les renseignements personnels restent protégés et sécurisés. Si une situation incontrôlable se présente, les risques seront limités au niveau des coordonnés et les informations médicales inscrites dans le dossier du patient.

2.10 Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels seront sauvegardés chez le fournisseur du DME et ce dernier est responsable contractuellement de la sécurité et la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

La clinique conclut des ententes contractuelles avec des médecins spécialistes, des installations d’hébergement Web et des entreprises de stockage de données comme les DME. Dans le cadre de la prestation de services, ces parties peuvent recevoir vos renseignements personnels et sont tenues contractuellement selon les contrats ou leurs codes d’éthique de respecter la protection des renseignements personnels de nos employés nos et patients.

3          Quels produits technologiques utilisons-nous

4        Mesures de sécurités et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article ‎1 de la Politique.

5        Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions

5.1            En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

5.2            Forces de l’ordre

Dans certains cas, la clinique est tenue de divulguer des renseignements personnels sans consentement, notamment : Pour ou selon la demande de la RAMQ, ii) lorsque la loi l’exige; iii) lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable; iv) lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits ou la propriété de la clinique; ou v) lorsque les renseignements personnels sont publics.

Dans tous les cas, si la clinique est tenue de divulguer les renseignements sans consentement, ou y est autorisée, elle ne divulguera pas plus de renseignements qu’il ne le faut.

Nous pourrons communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

De même, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

6        Vos remseignement personnels sont-ils transférés à l'extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

7      Quels sont vos droits à l'égard de vos rensignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.

Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.

Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article ‎1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)

Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article ‎1 de la présente Politique.

8      Comment utilisons nous les témoins de navigations? 

Toute personne qui navigue dans notre site web, il le fait de façon anonyme. Les renseignements personnels – comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse courriel – ne sont pas recueillis pendant toute navigation dans notre site protégé par une licence de sécurité sous un domaine https.

9      Sites des tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

10    Décisions entièrement automatisées

Lors de l’ouverture du dossier et dans le but de la confirmation et les rappels des rendez-vous, le patient sera demandé son consentement pour activer sa préférence de communication si c’est par courriel, SMS ou par telephone. Selon la préférence du patient, le DME  peut lui envoyé des courriels, des SMS ou des appels téléphoniques automatisés seulement pour la confirmation et les rappels de ses rendez-vous.

11    Technologies d'identification de profilage ou localisation

La clinique ne fait aucun recours à une technologie qui utilise des renseignements personnels pour analyser le comportement de ses patients. Tout changement future à ce sujet necessite la modification de la politique et sera publié sur le site web de la clinique.

12    Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.

13    Responsable de protection des renseignements personnels

Pour toutes questions, préoccupations ou commentaires sur la présente politique, l’accès aux renseignements personnels détenus par La clinique, les pratiques relatives à la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation de renseignements personnels par La clinique, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de La clinique par l’un des moyens publiés sur notre site.

14   Gestion des incidents de confidentialité impliquant une renseignement personnel

Lorsque la clinique a des motifs raisonnables de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient ou si un tel incident est avéré, le responsable de protection des renseignements personnels doit être avisé et l’incident sera enregistré dans le registre tenu pour ce but. C’est entendu par incident de confidentialité tout accès, utilisation, communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection. En voici quelques exemples :
·       Un membre du personnel consulte des renseignements personnels d’un patient et cela non nécessaires à l’exercice de ses fonctions;
·       Une prescription ou une note médicale pour un patient laissée dans un endroit accessible a d’autre personnes.
·       Une personne utilise des renseignements personnels du système à laquelle il a accès dans le cadre de ses fonctions mais dans le but d’usurper l’identité d’une personne;
·       Un membre qui quitter son bureau sans se déconnecter du système dans un endroit non fermé;
·       Une communication est effectuée par erreur à la mauvaise personne;
·       Un membre du personnel perd ou se fait voler des documents contenant des renseignements personnels;
Chaque membre de la clinique qui croit que des renseignements personnels peuvent être affectées par une quelconque raison, est tenu de remplir le formulaire ‘’Registre des incidents de confidentialité’’ (Annexe 2) et aviser immédiatement le responsable de protection des renseignements personnels.